KOMUNIKASI

Definisi: transfer dan pengertian makna. Jadi komunikasi adalah proses pemindahan atau penyaluran informasi dari satu orang ke orang lain dan informasi yang disalurkan harus dimengerti oleh penerima.

Fungsi komunikasi

·         Kontrol: komunikasi bertindak untuk mengendalikan perilaku anggota dalam beberapa cara.

·         Motivasi: komunikasi menguatkan motivasi dengan mengklarifikasi ke karyawan tentang apa yang harus dilakukan, bagaimana pekerjaan mereka, dan apa yang harus dilakukan untuk meningkatkan kinerja.

·         Ekpresi emosional: komunikasi memberikan pemenuhan atas kebutuhan sosial.

·         Informasi: komunikasi memberikan informasi yang dibutuhkan untuk mengambil keputusan dengan menyalurkan data untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi pilihan alternatif

Proses komunikasi

Ada 7 bagian dalam proses komunikasi: sumber komunikasi, encoding, pesan, saluran, decoding, penerima, umpan balik.

Sumber memberi pesan dengan melakukan encoding pemikiran. Pesan adalah produk fisik dari encoding sumber. Saluran adalah sarana dimana pesan berpindah. Saluran dipilih oleh sumber dan harus menentukan apakah menggunakan saluran formal atau informal. Penerima adalah obyek dari informasi. Tapi sebelum pesan dapat diterima, simbol-simbol di dalamnya harus diterjemahkan ke dalam bentuk yang dapat dimengerti oleh penerima. Tahap ini adalah decoding pesan. Tahap akhir dari komunikasi adalah umpan balik. Umpan balik menentukan apakah pengertian sudah dicapai.

Arah komunikasi

·         Ke bawah

Komunikasi yang mengalir dari suatu level kelompok atau organisasi ke level yang lebih rendah. Komunikasi ini digunakan oleh manajer dan pemimpin untuk memberi tugas, memberi arahan kerja, memberitahu karyawan mengenai kebijakan dan prosedur, menunjukkan masalah yang memerlukan perhatian, dan menawarkan umpan balik tentang kinerja.

·         Ke atas

Komunikasi yang mengalir ke level yang lebih atas dalam kelompok atau organisasi. Komunikasi ini digunakan untuk memberi tahu progres mengenai tujuan, memberi umpan balik kepada atasan, dan mengadukan masalah.

·         Horizontal

Komunikasi yang berlangsung antar anggota dari kelompok yang sama, level yang sama, antar manajer dari level yang sama, atau antar personel yang sama secara horizontal.  Komunikasi ini digunakan untuk menghemat waktu dan memfasilitasi koordinasi.

Komunikasi interpersonal

·         Komunikasi oral

Bentuknya antara lain: pidato, diskusi kelompok, dan gosip. Keuntungan dari komunikasi oral adalah pada kecepatan dan umpan balik. Kerugiannya adalah jika pesan harus disampaikan melalui banyak orang.

·         Komunikasi tertulis

Meliputi: memo, surat, surel, fax, periodik, pengumuman, dan lain lain. Keuntungannya adalah pesan dapat disimpan untuk waktu yang tidak terbatas, penting untuk komunikasi yang kompleks dan membutuhkan waktu lama, serta lebih logis dan jelas. Kerugiannya adalah memakan banyak waktu dalam pembuatan dan penyampaian pesannya dan tidak dapat menerima umpan balik segera.

·         Komunikasi nonverbal

Meliputi:

o   Pergerakan tubuh

Ada dua pesan penting yang disampaikan oleh bahasa tubuh: (1) sampai dimana individu menyukai dan tertarik terhadap pandangan lawan bicara dan (2) status antara pengirim dan penerima. Posisi atau pergerakan tubuh dapat memberi pengertian lebih bagi penerima jika dihubungkan dengan bahasa yang digunakan oleh pengirim.

o   Intonasi

Intonasi dapat merubah pengertian pesan.

o   Ekspresi wajah

Ekspresi wajah dapat menunjukkan sifat arogan, agresif, takut, malu, dan karakter lainnya yang tidak dapat dikomunikasikan jika hanya membaca dari transkrip percakapan.

o   Jarak fisik antara pengirim dan penerima

Apa yang dimaksud dengan jarak yang wajar sangat tergantung dengan norma budaya. Jika seseorang semakin mendekatkan diri melewati batas wajar, maka dapat menunjukkan sifat agresif dan ketertarikan seksual. Jika seseorang menjauh dari biasanya, maka dapat dimaksud ketidaktertarikan atau ketidakpuasan dengan apa yang telah dikatakan.

Komunikasi Organisasi

·         Jaringan kelompok kecil formal

Rantai                                 Roda                                 Semua saluran

 

Kriteria	Rantai	Roda	Semua Saluran
Kecepatan	Menengah	Cepat	Cepat
Ketepatan	Tinggi	Tinggi	Menengah
Perlunya pemimpin	Menengah	Tinggi	Tidak ada
Kepuasan anggota	Menengah	Rendah	Tinggi

·         Grapevine

Definisi: jaringan komunikasi informal dalam organisasi (dapat berupa rumor/gosip).

Ada tiga karakteristik utama grapevine:

o   Tidak dikendalikan oleh manajemen

o   Lebih dapat dipercaya oleh sebagian besar karyawan dibandingkan dengan komunikasi formal oleh manajemen atas

o   Seringkali digunakan untuk memuaskan ketertarikan orang-orang yang terlibat dalam komunikasi.

Rumor muncul atas tanggapan dari situasi yang dianggap penting, ketika ada amibguitas, dan di bawah kondisi kegelisahan.

Beberapa saran untuk mengurangi dampak negatif dari rumor:

o   Umumkan jadwal untuk mengambil keputusan penting

o   Jelaskan keputusan dan perilaku yang mungkin kelihatan tidak konsisten atau rahasia

o   Tegaskan kepada bawahan dan atasan mengenai keputusan terkini dan rencana masa depan

o   Diskusikan secara terbuka tentang kemungkinan terburuk

·         Komunikasi dengan bantuan komputer

o   E-mail

Keuntungan:

§  Mudah menulisnya, mengedit, dan menyimpannya

§  Dapat disalurkan ke banyak orang dengan hanya sekali klik

§  Pesan dapat dibaca oleh penerima dengan nyaman

§  Biaya jauh lebih rendah dibanding biaya untuk mencetak, memperbanyak, dan menyalurkan pesan secara tradisional

Kerugian:

§  Kelebihan informasi yang menyebabkan karyawan sulit membedakan mana e-mail penting dan e-mail sampah serta memakan banyak waktu karyawan

§  Tidak adanya penyertaan emosi dalam e-mail yang dapat disampaikan secara langsung oleh pengirim, walaupun sekarang sudah ada emoticon

o   Sambungan intranet dan extranet

Intranet: sambungan khusus untuk digunakan antar karyawan di dalam organisasi.

Extranet: sambungan khusus untuk menghubungkan organisasi dengan supplier, distributor, dan stakeholder lainnya.

o   Videoconferencing

Videoconference memudahkan orang untuk melihat, mendengar, dan berbicara dengan orang lain tanpa harus bertemu secara fisik. Videoconference menghilangkan batasan tempat dan biaya yang dibutuhkan untuk berpindah.

Pilihan saluran komunikasi

Saluran berbeda dalam kapasitas mereka menyalurkan informasi. Beberapa saluran memiliki kemampuan untuk (1) menangani banyak pesan terus menerus, (2) memudahkan umpan balik segera, dan (3) sangat pribadi.

 

   Kekayaaan                                                                                                       kekayaan

Saluran rendah                                                                                               saluran tinggi

 

Kekayaan saluran: jumlah informasi yang dapat disalurkan selama komunikasi

Hambatan komunikasi efektif

§  Penyaringan

Definisi: manipulasi informasi oleh pengirim sehingga informasi yang disampaikan menjadi lebih disukai oleh penerima.

Dampak: informasi yang disampaikan tidak tepat.

§  Persepsi selektif

Penerima dalam komunikasi menyeleksi apa yang mereka lihat dan dengar berdasarkan kebutuhan, motivasi, pengalaman, latar belakang, dan karakteristik pribadi mereka lainnya.

Dampak: penerima menjadi subjektif dalam mengolah makna informasi.

§  Kelebihan informasi

Definisi: keadaan dimana informasi yang masuk melebihi kemampuan individu untuk mengolah informasi.

Dampak: informasi hilang dan komunikasi yang kurang efektif.

§  Emosi

Apa yang dirasakan penerima keika bekomunikasi akan mempengaruhi bagaimana dia mengartikan pesan yang disampaikan.

Dampak: penerima tidak menggunakan pemikiran rasional dan objektif dalam mengartikan pesan, melainkan dengan penilaian emosional.

§  Bahasa

Umur, pendidikan, dan latar belakang budaya adalah tiga variabel utama yang mempengaruhi bahasa dan arti yang diberikan seseorang terhadap perkataanya. Pengirim berasumsi bahwa kata-kata dan kalimat yang mereka gunakan sama dengan yang diartikan oleh penerima, padahal asumsi ini tidak tepat. 

§  Pemahaman komunikasi

Definisi: tekanan dan kegelisahan untuk menggunakan komunikasi oral atau tertulis, atau keduanya.