TEAMWORK

Mengapa tim menjadi sangat populer?

·         Tim lebih baik dalam mengerjakan tugas yang membutuhkan berbagai keahlian, penilaian, dan pengalaman

·         Tim lebih fleksibel dan responsif terhadap perubahan

·         Tim memiliki kemampuan untuk segera berkumpul, membagi tugas, memfokuskan diri kembali, dan membubarkan diri

·         Tim merupakan cara yang efektif bagi manajemen untuk mendemokrasi organisasi dan meningkatkan motivasi karyawan

Perbedaan tim dengan kelompok

Kelompok kerja: kelompok yang berinteraksi dengan tujuan utama membagi informasi dan membuat keputusan untuk membantu setiap anggota kelompok berkinerja dalam wilayah pertanggung jawabannya. (jumlah output kinerja sama dengan jumlah input anggota)

Tim kerja: kelompok dimana upaya tiap anggotanya menghasilkan kinerja yang lebih besar dari jumlah input anggotanya.

Perbedaan	Kelompok Kerja	Tim Kerja
Tujuan	Membagi informasi	Kinerja kolektif
Sinergi	Netral (terkadang negatif)	Positif
Akuntabilitas	Individual	Individual dan mutual
Keahlian	Acak dan beragam	Saling melengkapi

Macam-macam tim

·         Problem-solving teams

Kelompok yang terdiri dari 5 sampai 12 karyawan dari departemen yang sama yang bertemu selama beberapa jam tiap minggu untuk mendiskusikan cara meningkatkan kualitas, efisiensi, dan lingkungan kerja

·         Self-managed work teams

Kelompok yang terdiri dari 10 sampai 15 orang yang mengambil alih tanggung jawab dari supervisor mereka terdahulu

·         Cross-functional teams

Kumpulan karyawan dari level hirarki yang sama namun dari wilayah kerja yag berbeda, yang berkumpul bersama untuk mengerjakan suatu tugas

·         Virtual teams

Tim yang menggunakan teknologi komputer untuk menghubungkan anggota yang terpisah secara fisik dalam rangka mencapai tujuan bersama

Ada tiga faktor utama yang membedakan tim virtual dengan tim face-to-face:

o   Tidak adanya interaksi paraverbal dan nonverbal

o   Interaksi sosial yang terbatas

o   Kemampuan untuk mengatasi halangan waktu dan jarak

Membuat tim yang efektif

Tim efektif yang dimaksud meliputi efektivitas produktivitas tim, kinerja tim, dan kepuasan anggota. Komponen penting yang membentuk tim efektif dapat dibagi dalam empat kategori umum:

·         Desain Kerja

Beberapa karakteristik desain kerja berikut memotivasi anggota karena meningkatkan rasa tanggung jawab anggota dan kepemilikan atas pekerjaan serta membuat pekerjaan menjadi lebih menarik untuk dilakukan. Karakteristik tersebut antara lain:

o   Kebebasan dan otonomi

o   Kesempatan untuk menggunakan keahlian dan talenta yang berbeda-beda

o   Kemampuan untuk menyelesaikan seluruh tugas

o   Mengerjakan tugas atau proyek yang memiliki dampak terhadap orang lain

·         Komposisi

Kategori ini meliputi variabel yang berhubungan dengan bagaimana seharusnya anggota dalam tim dipilih. Ada beberapa faktor sebagai pertimbangannya:

o   Kemampuan anggota

Untuk berkinerja secara efektif, sebuah tim memerlukan tiga macam keahlian:

§  Orang dengan keahlian teknis

§  Orang dengan keahlian pemecahan masalah dan pembuatan keputusan

§  Orang dengan keahlian interpersonal

o   Kepribadian

Tim dengan tingkat kesamaan yang lebih tinggi dalam kesetujuan, ketelitian, dan stabilitas emosi di antara para anggotanya cenderung menerima penilaian performa yang lebih baik.

o   Alokasi peran dan perbedaan

Ada 9 peran potensial dalam tim yang harus diisi oleh para anggota:

§  Linker: mengkoordinasi dan mengintegrasi

§  Creator: mereka yang berinisiatif menciptakan ide

§  Promoter: memilih ide yang paling baik

§  Assesor: menganalisis pilihan

§  Organizer: memberikan struktur

§  Producer: memberikan arahan dan mengikuti

§  Controller: pemeriksa dan penegak aturan

§  Maintainer: menjaga stabilitas

§  Adviser: mendorong untuk mencari lebih banyak informasi

o   Ukuran tim

Tim paling efektif memiliki anggota kurang dari 10.

o   Fleksibilitas anggota

Tim yang terdiri dari anggota yang fleksibel dapat menyelesaikan tugas anggota lainnya, sehingga tim akan berkinerja dengan lebih efektif.

o   Preferensi anggota

Tim yang berkinerja dengan baik biasanya terdiri dari orang yang lebih menyukai bekerja dalam kelompok.

·         Konteks

Ada empat faktor kontekstual yang sangat berhubungan dengan kinerja tim:

o   Sumber daya yang memadai

Tim harus menerima dukungan yang memadai dari manajemen dan organisasi jika mereka ingin berhasil dalam mencapai tujuan. Dukungan ini meliputi informasi yang tepat waktu, teknologi, staf yang memadai, dukungan moral, dan bantuan administratif.

o   Kepemimpinan dan struktur

Untuk menyepakati beberapa hal dalam pekerjaan dan bagaimana angggota bekerja bersama  untuk menyatukan keahlian individual mereka, maka diperlukan kepemimpinan dan struktur.

o   Derajat kepercayaan

Anggota dari tim efektif harus saling percaya satu sama lain. Mereka juga harus memiliki kepercayaan terhadap pemimpin mereka. Kepercayaan antar anggota menciptakan kerjasama, mengurangi kebutuhan untuk mengawasi perilaku anggota lain, dan menciptakan kepercayaan bahwa anggota lain tidak akan mengambil keuntungan dari mereka.

o   Penilaian kinerja dan sistem hadiah

Penilaian kinerja dan sistem hadiah indiviual tidak bisa diaplikasikan terhadap kinerja tim. Jadi, manajemen harus mempertimbangkan pujian berdasar kelompok, pembagian keuntungan, insentif terhadap kelompok kecil, dan modifikasi lainnya yang akan meningkatkan upaya dan komitmen tim.

·         Proses

Meliputi:

o   Tujuan yang sama

Tim efektif memiliki tujuan yang sama dan berarti yang memberikan arahan, momentum, dan komitmen bagi anggota.

o   Tujuan spesifik

Tim yang sukses menerjemahkan tujuan mereka menjadi tujuan kinerja yang spesifik, dapat dikelola, dan realistis. Tujuan spesifik ini memfasilitasi komunikasi yang jelas serta membantu menjaga fokus tim dalam mencapai hasil.

o   Keyakinan untuk berhasil

Tim yang telah berhasil sukses meningkatkan kepercayaan mereka tentang sukses di masa depan, yang tentunya akan memotivasi mereka untuk bekerja lebih giat

o   Tingkat konflik

Konflik dapat meningkatkan efektivitas tim. Namun tidak semua jenis konflik. Konflik hubungan antar anggota tentu merusak efektivitas, sebaliknya konflik tugas menstimulasi diskusi, menghasilkan alternatif, dan mengarahkan pada pengambilan keputusan yang lebih baik. Jadi, tim yang efektif akan dilihat dari tingkat konflik.

o   Kesenjangan sosial

Tim yang sukses membuat anggotanya ikut serta dalam pencapaian tujuan dan tanggung jawab mereka. Jadi kesenjangan sosial antar anggota harus dihilangkan.

Merubah individu menjadi anggota tim

·         Tantangan

Salah satu penghalang utama dalam tim kerja adalah sifat individualistis. Tantangan terbesar dalam membentuk anggota tim adalah ketika:

o   Budaya negaranya sangat individualistis

o   Tim berada di organisasi yang memiliki sejarah selalu menghargai pencapaian individu

·         Membentuk anggota

Berikut adalah beberapa cara untuk merubah individu menjadi anggota tim:

o   Seleksi

Beberapa orang sudah memiliki kemampuan interpersonal untuk menjadi anggota tim yang efektif. Jadi ketika merekrut anggota tim, selain memilih kandidat yang memiliki kemampuan teknis juga harus memilih kandidat yang dapat mengisi peran tim.

o   Pelatihan

Pelatihan dapat dilakukan oleh spesialis dan biasanya mereka menawarkan workshop untuk meningkatkan kemampuan problem-solving, komunikasi, negosiasi, manajemen konflik, dan coaching skills.

o   Penghargaan

Sistem penghargaan harus disusun ulang untuk mendukung upaya kooperatif dibanding upaya kompetitif. Contoh perilaku yang harus dihargai adalah melatih rekan baru, membagi informasi dengan rekan tim, membantu menyelesaikan konflik tim, dan menguasai keahlian baru yang dibutuhkan tim.

Masalah kontemporer dalam mengelola tim

Ada tiga masalah terkait pengelolaan tim:

·         Tim dan manajemen kualitas

Dalam menentukan kualitas tim ada lima tujuan:

o   Tim harus cukup kecil untuk dapat efisien dan efektif

o   Anggota tim harus terlatih sesuai kebutuhan

o   Tim harus diberi waktu cukup untuk menyelesaikan masalah mereka

o   Tim harus diberi otoritas untuk menyelesaikan masalah dan mengambil tindakan korektif

o   Tiap tim memiliki pemecah kebuntuan

·         Tim dan perbedaan tenaga kerja

Keuntungan	Kekurangan
Beragam pandangan	Ambiguitas
Keterbukaan lebih terhadap ide baru	Kompleksitas
Beragam pemahaman	Kebingungan
Peningkatan kreatifitas	Miskomunikasi
Peningkatan fleksibilitas	Kesulitan dalam mencapai kesepakatan tunggal
Peningkatan keahlian problem-solving	Kesulitan untuk menyepakati tindakan tertentu

·         Menguatkan kembali tim yang sudah matang

Ada empat saran untuk menguatkan kembali tim yang sudah matang:

o   Mempersiapkan anggota untuk menghadapi masalah kematangan

o   Menawarkan pelatihan penyegaran

o   Menawarkan pelatihan tingkat lanjut

o   Mendorong tim untuk memberlakukan perkembangan mereka sebagai pembelajaran terus menerus

KOMUNIKASI

Definisi: transfer dan pengertian makna. Jadi komunikasi adalah proses pemindahan atau penyaluran informasi dari satu orang ke orang lain dan informasi yang disalurkan harus dimengerti oleh penerima.

Fungsi komunikasi

·         Kontrol: komunikasi bertindak untuk mengendalikan perilaku anggota dalam beberapa cara.

·         Motivasi: komunikasi menguatkan motivasi dengan mengklarifikasi ke karyawan tentang apa yang harus dilakukan, bagaimana pekerjaan mereka, dan apa yang harus dilakukan untuk meningkatkan kinerja.

·         Ekpresi emosional: komunikasi memberikan pemenuhan atas kebutuhan sosial.

·         Informasi: komunikasi memberikan informasi yang dibutuhkan untuk mengambil keputusan dengan menyalurkan data untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi pilihan alternatif

Proses komunikasi

Ada 7 bagian dalam proses komunikasi: sumber komunikasi, encoding, pesan, saluran, decoding, penerima, umpan balik.

Sumber memberi pesan dengan melakukan encoding pemikiran. Pesan adalah produk fisik dari encoding sumber. Saluran adalah sarana dimana pesan berpindah. Saluran dipilih oleh sumber dan harus menentukan apakah menggunakan saluran formal atau informal. Penerima adalah obyek dari informasi. Tapi sebelum pesan dapat diterima, simbol-simbol di dalamnya harus diterjemahkan ke dalam bentuk yang dapat dimengerti oleh penerima. Tahap ini adalah decoding pesan. Tahap akhir dari komunikasi adalah umpan balik. Umpan balik menentukan apakah pengertian sudah dicapai.

Arah komunikasi

·         Ke bawah

Komunikasi yang mengalir dari suatu level kelompok atau organisasi ke level yang lebih rendah. Komunikasi ini digunakan oleh manajer dan pemimpin untuk memberi tugas, memberi arahan kerja, memberitahu karyawan mengenai kebijakan dan prosedur, menunjukkan masalah yang memerlukan perhatian, dan menawarkan umpan balik tentang kinerja.

·         Ke atas

Komunikasi yang mengalir ke level yang lebih atas dalam kelompok atau organisasi. Komunikasi ini digunakan untuk memberi tahu progres mengenai tujuan, memberi umpan balik kepada atasan, dan mengadukan masalah.

·         Horizontal

Komunikasi yang berlangsung antar anggota dari kelompok yang sama, level yang sama, antar manajer dari level yang sama, atau antar personel yang sama secara horizontal.  Komunikasi ini digunakan untuk menghemat waktu dan memfasilitasi koordinasi.

Komunikasi interpersonal

·         Komunikasi oral

Bentuknya antara lain: pidato, diskusi kelompok, dan gosip. Keuntungan dari komunikasi oral adalah pada kecepatan dan umpan balik. Kerugiannya adalah jika pesan harus disampaikan melalui banyak orang.

·         Komunikasi tertulis

Meliputi: memo, surat, surel, fax, periodik, pengumuman, dan lain lain. Keuntungannya adalah pesan dapat disimpan untuk waktu yang tidak terbatas, penting untuk komunikasi yang kompleks dan membutuhkan waktu lama, serta lebih logis dan jelas. Kerugiannya adalah memakan banyak waktu dalam pembuatan dan penyampaian pesannya dan tidak dapat menerima umpan balik segera.

·         Komunikasi nonverbal

Meliputi:

o   Pergerakan tubuh

Ada dua pesan penting yang disampaikan oleh bahasa tubuh: (1) sampai dimana individu menyukai dan tertarik terhadap pandangan lawan bicara dan (2) status antara pengirim dan penerima. Posisi atau pergerakan tubuh dapat memberi pengertian lebih bagi penerima jika dihubungkan dengan bahasa yang digunakan oleh pengirim.

o   Intonasi

Intonasi dapat merubah pengertian pesan.

o   Ekspresi wajah

Ekspresi wajah dapat menunjukkan sifat arogan, agresif, takut, malu, dan karakter lainnya yang tidak dapat dikomunikasikan jika hanya membaca dari transkrip percakapan.

o   Jarak fisik antara pengirim dan penerima

Apa yang dimaksud dengan jarak yang wajar sangat tergantung dengan norma budaya. Jika seseorang semakin mendekatkan diri melewati batas wajar, maka dapat menunjukkan sifat agresif dan ketertarikan seksual. Jika seseorang menjauh dari biasanya, maka dapat dimaksud ketidaktertarikan atau ketidakpuasan dengan apa yang telah dikatakan.

Komunikasi Organisasi

·         Jaringan kelompok kecil formal

Rantai                                 Roda                                 Semua saluran

 

Kriteria	Rantai	Roda	Semua Saluran
Kecepatan	Menengah	Cepat	Cepat
Ketepatan	Tinggi	Tinggi	Menengah
Perlunya pemimpin	Menengah	Tinggi	Tidak ada
Kepuasan anggota	Menengah	Rendah	Tinggi

·         Grapevine

Definisi: jaringan komunikasi informal dalam organisasi (dapat berupa rumor/gosip).

Ada tiga karakteristik utama grapevine:

o   Tidak dikendalikan oleh manajemen

o   Lebih dapat dipercaya oleh sebagian besar karyawan dibandingkan dengan komunikasi formal oleh manajemen atas

o   Seringkali digunakan untuk memuaskan ketertarikan orang-orang yang terlibat dalam komunikasi.

Rumor muncul atas tanggapan dari situasi yang dianggap penting, ketika ada amibguitas, dan di bawah kondisi kegelisahan.

Beberapa saran untuk mengurangi dampak negatif dari rumor:

o   Umumkan jadwal untuk mengambil keputusan penting

o   Jelaskan keputusan dan perilaku yang mungkin kelihatan tidak konsisten atau rahasia

o   Tegaskan kepada bawahan dan atasan mengenai keputusan terkini dan rencana masa depan

o   Diskusikan secara terbuka tentang kemungkinan terburuk

·         Komunikasi dengan bantuan komputer

o   E-mail

Keuntungan:

§  Mudah menulisnya, mengedit, dan menyimpannya

§  Dapat disalurkan ke banyak orang dengan hanya sekali klik

§  Pesan dapat dibaca oleh penerima dengan nyaman

§  Biaya jauh lebih rendah dibanding biaya untuk mencetak, memperbanyak, dan menyalurkan pesan secara tradisional

Kerugian:

§  Kelebihan informasi yang menyebabkan karyawan sulit membedakan mana e-mail penting dan e-mail sampah serta memakan banyak waktu karyawan

§  Tidak adanya penyertaan emosi dalam e-mail yang dapat disampaikan secara langsung oleh pengirim, walaupun sekarang sudah ada emoticon

o   Sambungan intranet dan extranet

Intranet: sambungan khusus untuk digunakan antar karyawan di dalam organisasi.

Extranet: sambungan khusus untuk menghubungkan organisasi dengan supplier, distributor, dan stakeholder lainnya.

o   Videoconferencing

Videoconference memudahkan orang untuk melihat, mendengar, dan berbicara dengan orang lain tanpa harus bertemu secara fisik. Videoconference menghilangkan batasan tempat dan biaya yang dibutuhkan untuk berpindah.

Pilihan saluran komunikasi

Saluran berbeda dalam kapasitas mereka menyalurkan informasi. Beberapa saluran memiliki kemampuan untuk (1) menangani banyak pesan terus menerus, (2) memudahkan umpan balik segera, dan (3) sangat pribadi.

 

   Kekayaaan                                                                                                       kekayaan

Saluran rendah                                                                                               saluran tinggi

 

Kekayaan saluran: jumlah informasi yang dapat disalurkan selama komunikasi

Hambatan komunikasi efektif

§  Penyaringan

Definisi: manipulasi informasi oleh pengirim sehingga informasi yang disampaikan menjadi lebih disukai oleh penerima.

Dampak: informasi yang disampaikan tidak tepat.

§  Persepsi selektif

Penerima dalam komunikasi menyeleksi apa yang mereka lihat dan dengar berdasarkan kebutuhan, motivasi, pengalaman, latar belakang, dan karakteristik pribadi mereka lainnya.

Dampak: penerima menjadi subjektif dalam mengolah makna informasi.

§  Kelebihan informasi

Definisi: keadaan dimana informasi yang masuk melebihi kemampuan individu untuk mengolah informasi.

Dampak: informasi hilang dan komunikasi yang kurang efektif.

§  Emosi

Apa yang dirasakan penerima keika bekomunikasi akan mempengaruhi bagaimana dia mengartikan pesan yang disampaikan.

Dampak: penerima tidak menggunakan pemikiran rasional dan objektif dalam mengartikan pesan, melainkan dengan penilaian emosional.

§  Bahasa

Umur, pendidikan, dan latar belakang budaya adalah tiga variabel utama yang mempengaruhi bahasa dan arti yang diberikan seseorang terhadap perkataanya. Pengirim berasumsi bahwa kata-kata dan kalimat yang mereka gunakan sama dengan yang diartikan oleh penerima, padahal asumsi ini tidak tepat. 

§  Pemahaman komunikasi

Definisi: tekanan dan kegelisahan untuk menggunakan komunikasi oral atau tertulis, atau keduanya.